Dezernat Finanzen und Beschaffung
Der Aufgabenbereich des Dezernates umfasst alle finanziellen Angelegenheiten der Universität einschließlich der Erstellung der Jahresabschlüsse. Dazu gehören neben Budgeteinstellungen und -umbuchungen die Klärung umsatz- und ertragsteuerlicher Fragen, die Antragsstellung und Bewirtschaftung einschließlich Nachweisführung der Drittmittel sowie Beschaffungen aller Art ab 3.000 Euro netto. Darüber hinaus werden alle juristischen Fragestellungen der Forschungsangelegenheiten (Drittmittelverträge, Erfindungsmeldungen) sowie versicherungsrechtlichen Fragestellungen und Angelegenheiten bearbeitet.
Dezernatsleitung und Sekretariat
Leitung: Matthias Giese
Die Abteilung bereitet die Budgetanmeldungen der Universität gegenüber dem Land NRW vor und begleitet die Ausführung des Wirtschaftsplans bis hin zum kameralen Jahresabschluss. Hierzu gehört insbesondere die Liquiditätsplanung. Ferner unterstützt das Personalkostenmanagement die Fakultäten und Einrichtungen bei der Planung und Kontrolle der Personalbudgets, kalkuliert die Personalkosten im Rahmen von Einstellungen/Weiterbeschäftigungen und rechnet die Personalkosten mit dem Landesamt für Besoldung ab. Darüber hinaus erfolgt hier die Betreuung und Verwendungsnachweisführung von Großgerätebewilligungen nach Art. 91b GG sowie die Bewirtschaftung von MKW finanzierten Projekten und die Vermögensverwaltung. Darüber hinaus bearbeitet das Versicherungsmanagement sämtliche versicherungsrechtlichen Fragestellungen und Angelegenheiten der TU Dortmund (Versicherungsverträge, Schadensmeldungen und -abwicklung etc.).
Die Durchführung von rechtskonformen Vergabeverfahren bis hin zur Beschaffung der benötigten Güter, Dienst- und Bauleistungen ist Hauptaufgabe der Abteilung. Die Beratung der Fakultäten und Einrichtungen im Vorfeld der Vergabeverfahren (Verhandlungsvergabe, nationale und europaweite Ausschreibungen) gehört ebenso dazu wie die Analyse der Beschaffungen im Hinblick auf Einsparpotenziale und die Vorbereitung von Rahmenverträgen. Die Vergabe von Werkverträgen sowie Verträgen über freie Mitarbeit erfolgt durch die zentrale Beschaffung.
Leitung: Andrea Bartkowski
Die Finanzbuchhaltung führt alle kreditorischen und debitorischen Buchungen der TU Dortmund durch, veranlasst die fälligen Zahlungen und bucht die Geldeingänge. Weiterhin verfolgt sie die fälligen Forderungen und nimmt das Mahnverfahren vor. Sie überprüft und bucht die Bestandsveränderungen des Anlage- und Umlaufvermögens und führt die Abschreibungen auf die Anlagengüter aus. Der kaufmännische Jahresabschluss sowie der Wirtschaftsplan werden hier erstellt. Zum Aufgabenbereich gehört ebenfalls die Klärung von Fragen zur Ertrags- und Umsatzbesteuerung von Leistungen der TU Dortmund. Darüber hinaus werden die Einnahmenüberschussrechnungen für die Betriebe gewerblicher Art und die Steuererklärungen erstellt.
Die Drittmittelbewirtschaftung betreut die Antragstellung, die Bewirtschaftung und die Abrechnung von Drittmittelprojekten. Dabei wird auf die Einhaltung der Bedingungen der Geldgeber sowie der Vorschriften zur Umsetzung des Unionrahmens geachtet; zudem werden Hinweise und Empfehlungen zur Kalkulation gegeben. Die Abteilung umfasst weiterhin alle Rechtsangelegenheiten, Beratung der Fakultäten und Einrichtungen, Prüfung und Bearbeitung der Verträge bei Forschungsprojekten und Verhandlungen zu Vertragsabschlüssen. Außerdem bearbeitet sie Erfindungsmeldungen sowie Lizenzverträge und unterstützt die Hochschulleitung in allen Fragen des Beteiligungsmanagements.
Die Stabsstelle ist für die Qualitätssicherung innerhalb des Dezernats verantwortlich. Diese erstreckt sich über das Formularwesen bis hin zur Abstimmung abteilungsübergreifender Aufgaben und Einzelsachverhalte, insbesondere auch in Bezug auf die korrekte Abbildung in den SAP-Modulen. Ferner werden die kaufmännischen Angelegenheiten der wissenschaftlichen Werkstätten (Mechanische Werkstatt, Elektronikwerkstatt, Glasbläserei) hinsichtlich der Haushaltsplanung und der internen Auftragsabrechnung unterstützt. Zudem betreut die Stabsstelle auch die Antragstellung, die Bewirtschaftung und die Abrechnung der Drittmittelprojekte, die mit EFRE-Mitteln finanziert werden.