„Der größte Vorteil von Elektronischen Laborbüchern ist, dass alles an einem Ort gebündelt ist“

Wie kam es zu der Einführung eines elektronischen Laborbuchs?

Alexander Schenk: Bevor wir den neuen Sporterweiterungsbau bezogen haben, war ich extern im Labor des Leibniz Institut für Arbeitsforschung an der TU Dortmund (IfADo) untergebracht, wo 2023 das eLabFTW eingeführt wurde. Dort kam ich erstmals damit in Kontakt, erkannte die Vorteile und stellte es meiner Gruppe vor mit der Frage, ob wir im neuen Labor des Bereichs Sportmedizin statt mit Papierkladden direkt digital starten wollen. Die Idee wurde positiv aufgenommen, sodass ich Kontakt zum ITMC und zum Forschungsdatenservice aufnahm. Die Laborbücher Sciformation und eLabFTW standen zur Auswahl. Da Sciformation spezifisch für die Chemie entwickelt wurde, wurde uns eLabFTW empfohlen. Es war überhaupt kein Problem, eine Virtual Machine (VM) einzurichten und darauf das eLabFTW zu installieren. Insgesamt ging alles sehr schnell: In weniger als drei Monaten lief das eLabFTW und war einsatzbereit. Auch Studierende, die bei uns im Labor mitarbeiten, zum Beispiel in Praktika oder für Abschlussarbeiten, bekommen einen Zugang, sodass sie das elektronische Laborbuch zur Organisation und Dokumentation nutzen können.

Welche Vorteile entstehen durch die Nutzung eines elektronischen Laborbuchs?

Julia Dreilich: Der größte Vorteil ist, dass die Zettelwirtschaft entfällt und alles zentral an einem Ort gespeichert ist und zugänglich bleibt – auch von mehreren Standorten aus. Das betrifft nicht nur die inhaltlichen Einträge zu den Daten, sondern auch Dokumente, Protokolle, oder Reagenzien, die hinterlegt wurden. Deshalb muss man nicht persönlich bei der Laborleitung nachfragen, wenn man etwas sucht, sondern alles ist digital sofort vorhanden. Experimente können verschiedene Status haben – etwa „in Implementation“, „gelungen“, „nicht gelungen“ oder „laufend“ –, sodass alle den aktuellen Stand kennen. Einträge werden mit Zeitstempeln versehen, wodurch Abläufe leicht nachvollziehbar bleiben. Das System ermöglicht es, in Gruppen an Experimenten zu arbeiten, den Zugriff jedoch gezielt auf tatsächlich Beteiligte zu beschränken. Mein Lieblingsfeature ist der integrierte Kalender, in dem alle Geräte und Laborplätze hinterlegt sind. Er erleichtert die Terminplanung und Labororganisation erheblich, da man direkt sieht, wer was gebucht hat. Auch ist er datenschutzfreundlicher als zum Beispiel ein Google-Kalender.

Schenk: Der größte Vorteil ist, dass alles an einem Ort gebündelt ist. Sobald ich mir einmal die Arbeit mache und ein Experiment aufsetze, kann danach jeder damit arbeiten. Experimente können mit Ressourcen wie Protokollen, Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Materialien und Chemikalien verknüpft werden – inklusive hinterlegter Sicherheitsdatenblätter. Besonders für Studierende erleichtert dies die Vorbereitung und erhöht die Sicherheit im Labor. So hat jede und jeder sofort Zugriff auf die nötigen Informationen, ohne Aktenordner durchsuchen zu müssen. Zudem ist das System übersichtlich nach Versuchen, Experimenten und Studien sortiert. Im Gegensatz zum papierbasierten Laborbuch, das chronologisch geführt wird und zeitaufwendiges Suchen erfordert, kann ich hier viel einfacher auf meine Aufzeichnungen zugreifen. Statt Papierbüchern, die ich ewig aufbewahren müsste, werden regelmäßige Backups des eLabFTWs erstellt und sicher gespeichert.

Dreilich: Gerade wenn man anfängt im Labor zu arbeiten oder auch neue Experimente implementiert, kann man direkt einsehen, was andere bereits gemacht haben und was funktioniert hat. So lassen sich Entscheidungen treffen, ohne alles selbst auszuprobieren oder ständig Rücksprache zu halten. Beim Start eines neuen Projekts oder Experiments trägt sich die verantwortliche Person im eLabFTW ein und hinterlegt alle relevanten Informationen. Das ist bei all unseren Studien so und funktioniert einwandfrei.

Was würden Sie perspektivisch beim Einsatz des elektronischen Laborbuchs gerne optimieren?

Dreilich: Mein einziger Wunsch ist, das eLabFTW direkt im Labor nutzen zu können. Momentan erfolgen Eintragungen noch am Computer am Schreibtisch, aber ich weiß, dass ein Labor-Tablet bereits geplant ist, um künftig direkt vor Ort darauf zugreifen und arbeiten zu können.

Schenk: Eine einheitlichere Struktur könnte hilfreich sein, um Aufzeichnungen anderer leichter nachzuvollziehen, auch wenn ich das Individuelle schätze. Bisher funktioniert es gut, und ich schaue gelegentlich in die SOPs der anderen, um zu prüfen, ob ich ihre Ansätze verstehe. Ich denke, wir nutzen das System bereits sehr gut und ich bin damit sehr zufrieden.

Zu den Personen: 

• Dr. Alexander Schenk leitet seit 2020 das biologische Labor am Institut für Sport- und Sportwissenschaft der TU Dortmund und promovierte an der Deutschen Sporthochschule Köln 
• Julia Dreilich ist wissenschaftliche Mitarbeiterin und Doktorandin am Institut für Sport- und Sportwissenschaft

Weitere Informationen:

Zum Forschungsdatenmanagement der TU Dortmund
Zum eLabFTW

Dr. Alexander Schenk und Julia Dreilich werden als Data Champions porträtiert, weil sie durch die Einführung des elektronischen Laborbuchs eLabFTW eine digital gestützte Laborumgebung geschaffen haben, von der Laborleitung, Mitarbeitende und Studierende gleichermaßen profitieren.