Die Technische Universität Dortmund unterstützt ihre Studierenden bei Problemen rund um den Studienverlauf. Wir helfen Ihnen bei Schwierigkeiten im Verwaltungs-, Lehr- und Studienbetrieb. Dabei sollten Sie sich zunächst an das Beschwerdemanagement Ihres Instituts bzw. Ihrer Fakultät wenden. Sollten weiterhin Probleme bestehen, steht Ihnen das zentrale Beschwerdemanagement der TU Dortmund offen. Wir werden versuchen, die an uns heran getragenen Fragen und Probleme bestmöglich zu lösen.
zentrales Beschwerdemanagement dezentrales Beschwerdemanagement
Mit der Einführung von Studienbeiträgen hat die Technische Universität Dortmund Grundsätze zu deren Verwendung beschlossen. Diese sehen ein Beschwerdemanagement auf Universitäts- (zentral) und Fakultätsebene (dezentral) vor. Alle Studierenden können sich mit allen Problemen, die den Universitätsablauf betreffen, an das Beschwerdemanagement wenden.
Des Weiteren ist das Beschwerdemanagement eine Anlaufstelle für Studierende, die Probleme im Studienverlauf haben. Die Beschwerdemanagerin bzw. der Beschwerdemanager klärt vermittelnd den Sachverhalt einer Beschwerde auf und trägt so zu deren Lösung bei.
Die Verwendungsgrundsätze sehen vor, dass es in jedem Institut bzw. in jeder Fakultät sowie auf zentraler Ebene eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner für Beschwerden gibt. Für das dezentrale Beschwerdemanagement sind in den Fakultäten die Studiendekane/Studiendekaninnen verantwortlich, zentral übernimmt der Prorektor Studium diese Funktion. Unterstützt wird er dabei vom Dezernat für Hochschulplanung und Controlling, welches die Aufgabe der Beschwerdebearbeitung übernimmt. Je nach Beschwerdeinhalt können sich Studierende an das Beschwerdemanagement der Fakultät oder direkt an das zentrale Beschwerdemanagement wenden.
Zentral können Beschwerden über die Homepage der Universität entweder durch ein standardisiertes E-Mail Formular oder aber schriftlich bzw. persönlich in der Beschwerdestelle im Dezernat für Hochschulplanung und Controlling eingereicht werden. Beschwerden, die an das Rektorat gerichtet werden, werden an die Beschwerdestelle weitergeleitet. Dezentral können sich die Studierenden an die jeweilige Beschwerdestelle der Institute bzw. Fakultät wenden.
Ist eine Beschwerde zentral eingegangen, wird die betreffende Institution – eine Fakultät, eine wissenschaftliche Einrichtung oder eine Stelle in der Verwaltung – mit der Bitte um Stellungnahme zum Sachverhalt kontaktiert (zur Vertraulichkeit siehe Punkt 5). Die Rückmeldung auf die Beschwerde wird den Studierenden von der Beschwerdestelle übermittelt, an die sich die Studierenden gewandt haben.
Vertraulichkeit genießen alle Beteiligten einer Beschwerde.
Zur Bearbeitung einer Beschwerde kann eine Weiterleitung an die betreffenden Fakultäten notwendig sein. Dafür wird die Beschwerde anonymisiert, das bedeutet, die Namen der Studierenden oder Betroffenen werden vom Dezernat für Hochschulplanung und Controlling nicht an Dritte weitergegeben – außer dies wird von den Beschwerdeführer/innen so gewünscht. Die Studierenden können sich an das zentrale Beschwerdemanagement oder an die jeweiligen Beschwerdemanager in den Fakultäten wenden. Der vertrauliche Umgang mit Beschwerden in den Fakultäten liegt in der Verantwortung der fakultätsinternen Beschwerdestellen.
Alle personenbezogenen Angaben sind freiwillig. Je nach Beschwerdeinhalt und -dringlichkeit können Sachverhalte auch telefonisch oder in einem persönlichen Gespräch geklärt werden. Alle Beschwerdeverfahren werden gesammelt und dokumentiert. Ist ein Beschwerdeverfahren abgeschlossen, werden alle personenbezogenen Daten gelöscht. Sollten zur Bearbeitung der Beschwerde personenbezogene Daten benötigt werden, werden diese nur mit Zustimmung der Studierenden weitergegeben.
Für die Technische Universität Dortmund ist das Beschwerdemanagement ein wichtiges Instrument, Qualitätssicherungs- und Verbesserungsmaßnahmen im Universitätsablauf weiterzuentwickeln und zu optimieren. Die Studierenden haben damit die Möglichkeit, die Universität auf strukturelle Defizite aufmerksam zu machen.
Kann eine Beschwerde von der Fakultät oder der Universität für die Studierende bzw. den Studierenden nicht zufriedenstellend behandelt werden, kann diese bzw. dieser sich mit ihrer bzw. seiner Beschwerde an das Prüfungsgremium der Technischen Universität Dortmund wenden. Dort trägt die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende Verantwortung dafür, dass die Beschwerden im Prüfungsgremium behandelt und beantwortet werden. Das Prüfungsgremium beschäftigt sich außerdem einmal im Semester mit den Beschwerdeinhalten und spricht entsprechende Empfehlungen an die Universitätsleitung aus.
Informationen zum Prüfungsgremium finden Sie hier.