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Informationen zum Datenschutz

Auf welcher (rechtlichen) Grundlage werden die Daten erhoben?

Nach dem Gesetz über die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen (HG NRW) ist die TU Dortmund dazu verpflichtet, die Erfüllung ihrer Aufgaben im Bereich der Lehre, zum Zweck der Qualitätsentwicklung und -sicherung regelmäßig zu überprüfen und zu bewerten. Die hierzu eingesetzten Evaluationsverfahren müssen in Ordnungen geregelt werden.

An der TU Dortmund werden die Rahmenbedingungen der Lehrveranstaltungsbeurteilung (LVB) in der Evaluationsordnung für Lehre, Studium und Weiterbildung der Technischen Universität Dortmund (EvaO) vom 06.08.2013 festgelegt.

 

Welche Daten werden erhoben?

Für die technische Umsetzung der Umfragen werden folgende Daten erhoben:

  • Daten der Dozentinnen und Dozenten

          (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Zugehörigkeit Organisationseinheit, E-Mail-Adresse)

  • Lehrveranstaltungsdaten

          (Lehrveranstaltungsname, Veranstaltungsnummer, Semester, Veranstaltungsart, Anzahl der Teilnehmer/innen)

Die Fragebögen für die LVB werden unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen durch die jeweiligen Fakultäten erstellt und durch den Fakultätsrat beschlossen.

 

Durch wen werden die Daten verarbeitet?

Die Verantwortung und Zuständigkeit für die LVB liegt bei den Fakultäten. Innerhalb der Fakultäten wird die LVB z. B. durch die Dekanatsassistenz oder Studienkoordination organisiert. Die Fakultäten werden durch das Dezernat Hochschulentwicklung und Organisation bei der Durchführung und Auswertung unterstützt, das zusammen mit dem ITMC auch die Evaluationssoftware EvaSys bereitstellt.

Alle Mitglieder und Angehörigen der TU Dortmund, die mit Daten im Rahmen der LVB umgehen, sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

 

Wie werden die Daten verarbeitet und gespeichert?

Die Umfragen und Fragebögen werden überwiegend mithilfe der Evaluationssoftware EvaSys erstellt. Datengrundlage sind die die im HIS-LSF-System gespeicherten Lehrveranstaltungsdaten und/oder Angaben der Dozentinnen und Dozenten.

Die ausgefüllten Papierfragebögen werden von der Scanstelle digitalisiert und automatisch an den EvaSys-Server zur Erkennung und Auswertung weitergeleitet.

Daten aus Online-Fragebögen werden direkt auf dem EvaSys-Server gespeichert. Die Datenübertragung von einem Webbrowser und zum EvaSys-Server wird durch eine SSL-Verschlüsselung gesichert.

 

Welche organisatorischen und technischen Maßnahmen werden zum Schutz meiner Daten unternommen?

Für den Schutz der personenbezogenen Daten wurde ein umfassendes Sicherungskonzept erstellt, das sowohl die hardware- als auch softwaretechnische Seite umfasst. Z. B. gehört hierzu die restriktive Kontrolle des Zugriffs auf den EvaSys-Server, die Einrichtung von Nutzerrollen mit abgestuften Datenzugriffsrechten in EvaSys, die Sicherheitsverschlüsselung der Datenübertragung, die gesicherte Aufbewahrung und datenschutzgerechte Vernichtung der Papierfragebögen.

 

Welche Maßnahmen sind bei der Durchführung der Befragungen zu beachten?

Die Beurteilungen der Studierenden zu den Lehrveranstaltungen dürfen nur so erhoben und ausgewertet werden, dass keine Rückschlüsse auf einzelne Befragungsteilnehmer/innen möglich sind. Bei Umfragen mit Papierfragebögen darf das Einsammeln der Fragebögen daher nicht durch die Dozentin / den Dozenten der Lehrveranstaltung selbst erfolgen. Die ausgefüllten Fragebögen werden von einer unabhängigen Person (z. B. vorher benannte/n Studierende/n) eingesammelt und an einer zentralen Stelle (z. B. von der Fakultät eingerichtetes Postfach) zur Auswertung abgeben. Darüber hinaus werden Veranstaltungen mit einer Anzahl von weniger als zehn Teilnehmerinnen/Teilnehmern gemäß EvaO nur dann mithilfe eines Fragebogens evaluiert, wenn alle Teilnehmerin-nen/Teilnehmer der Veranstaltung einwilligen.

 

An wen werden die LVB-Ergebnisse übermittelt?

Die Ergebnisse der LVB sind in erster Linie für die Dozentin / den Dozenten selbst und die Studierenden der jeweiligen Veranstaltung bestimmt. Die Ergebnisse werden nach der automatisierten Auswertung per E-Mail zugestellt.

Darüber hinaus werden die vollständigen Ergebnisse in der Evaluationskommission der jeweiligen Fakultät analysiert und geeignete Qualitätsentwicklungsmaßnahmen abgeleitet. Die Evaluationskommissionen fungieren dabei als beratendes Gremium für den Fakultätsrat. Dieser erhält die Ergebnisse und die darauf aufbauenden Entwicklungsmaßnahmen zunächst ohne Personenbezug. Nur auf Anfrage erhält der Fakultätsrat im erforderlichen Umfang Einsicht in die personenbezogenen Ergebnisse.

 

Werden die Ergebnisse veröffentlicht?

Die Ergebnisse der LVB fließen in den Qualitätsbericht der Fakultäten ein, der in einem Turnus von zwei Jahren erstellt und veröffentlicht wird. Die Ergebnisdarstellung erfolgt dabei in einer Form, in der Einzelpersonen nicht identifizierbar sind (z.B. durch Zusammenfassung der Ergebnisse aller Vorlesungen).

Die Fakultäten können allerdings Ordnungen verabschieden, die eine einrichtungsinterne Veröffentlichung von veranstaltungsbezogenen Ergebnissen vorsehen.

Wenn Dozentinnen/Dozenten selbst Ihre eigenen Ergebnisberichte veröffentlichen wollen, muss darauf geachtet werden, dass einzelne Befragungsteilnehmerinnen und -teilnehmer durch die Darstellungsform nicht identifizierbar sind. So müssen z.B. handschriftliche Kommentare aus Freitextfeldern vor einer Veröffentlichung entfernt werden.

 

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Papierfragebögen und die beim Scanvorgang erstellten Bilddateien werden semesterweise, d. h. drei Monate nach Abschluss, der Evaluationsphase datenschutzgerecht vernichtet bzw. gelöscht. Die auf dem EvaSys-Server gespeicherten, personenbezogenen Daten werden spätestens nach drei Jahren zentral durch das Dezernat Hochschulentwicklung und Organisation unwiderruflich gelöscht.

 

Wo bekomme ich weitere Informationen zum Datenschutz und über die zu meiner Person gespeicherten Daten im Rahmen der LVB?

Bei Frage zur Organisation der LVB in Ihrer Fakultät und/oder den im Rahmen der LVB von Ihnen gespeicherten Daten wenden Sie sich bitte an die zuständige Person in Ihrer Fakultät.

Für hochschulweite Fragen zum Datenschutz im Rahmen der LVB steht Ihnen Herr Loser als Mitarbeiter des Datenschutzbeauftragten (0234/32-28720; kai-uwe.loser@rub.de) sowie Herr Urs Heidemann vom Dezernat Hochschulentwicklung und Organisation (0231/755-2254; urs.heidemann@tu-dortmund.de) gerne zur Verfügung.



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