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Empfehlungen für den Umgang mit Akten und Karteien

aktenbergAuch die in den üblichen Aktenbergen zu findenden personenbezogenen Daten sind zu schützen. Hier einige Anregungen für den Umgang mit den Akten, Karteien und ähnlichem...



  • Falls Sie im Rahmen Ihrer Aufgabenwahrnehmung personenbezogene Daten in Akten außerhalb der Behörde bearbeiten, schützen sie diese gegen unbefugte Zugriffe
    • Geben Sie die Akte nicht unbeaufsichtigt aus der Hand
    • Halten Sie sie im Auto nicht von außen sichtbar unter Verschluss
    • Bringen Sie die Akte bei Dienstschluss möglichst wieder in das Büro
    • Ist dies nicht möglich, nehmen Sie sie zwischenzeitlich zuhause unter Verschluss

 

  • Personenbezogene Daten in Akten sind zu löschen, sobald ihre Kenntnis zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist
  • Maßgeblich sind hier jeweils die bereichsspezifischen Aufbewahrungsfristen
  • Papiergut mit personenbezogenem Inhalt ist datenschutzgerecht zu entsorgen
  • Nutzen Sie bei kleineren Mengen den Schredder, bei größeren den von der Hochschule beauftragten Entsorgungs- und Vernichtungsdienst
  • Die ordnungsgemäße Vernichtung ist von der beauftragten Firma zu protokollieren; die Protokolle sind vom Auftraggeber zu Dokumentationszwecken aufzubewahren

 


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